Características Clave
El PAE Programa Alimentario Escolar es una iniciativa del gobierno colombiano que buscar garantizar la alimentación de los niños y niñas de las escuelas públicas del país.
Sistemas de Información para Operadores del PAE o PAE-SI ayuda a los operadores logísticos, contratantes e interventores y/o auditores a integrar la operación y resultados generando reportes y administrando los datos de cada operación.
Con un sistema modular, hemos integrado características que permiten subir información de una operación y gestionarla acorde a los lineamientos que exige el PAE, teniendo en cuenta las entidades de información como "Listados por Institución o Sede", "Listados por Municipio", etc. hemos realizado un número importante de reuniones y entrevistas con operadores y entes de control para conocer los detalles de primera mano, siendo conscientes también de los tiempos y esfuerzos que ello conlleva.
En resumen, la característica más importante que queremos resaltar es que es un software creado para los operadores del PAE, a medida, que ha crecido gracias a su retroalimentación y que se mantendrá modular para ofrecer a cada operador los módulos que considere necesarios.
Características clave PAE-SI
Fácil de usar
PAE-SI genera alertas automatizadas y personalizadas para cada operación, muestra si la cobertura está correctamente asignada, si existen duplicados o sin asignar, entre otros.
Bajos requerimientos
Consolidar información en grandes volúmenes requiere recursos humanos, técnicos y de hardware, en PAE-SI solo requiere un dispositivo con conexión a internet.
Volumen de información
La información de los beneficiarios en el programa PAE cambia cada corte, es necesitario poder realizar reportes por corte y en PAE-SI almacenamos la información y facilitamos su gestión.
Seguimiento
PAE-SI genera alertas automatizadas y personalizadas para cada operación, muestra si la cobertura está correctamente asignada, si existen duplicados o sin asignar, entre otros.
Centralizado
La operación comúnmente posee varios protagonistas según su rol, en PAE-SI hemos determinado los roles más comunes y asignamos un flujo de trabajo y permiso que permitirá tener toda la operación en un vistazo.
Informes
PAE-SI ha pre configurado decenas de informes automáticos que se actualizan en tiempo real, facilitando así el seguimiento y disminuyendo el tiempo invertido en procesar la información.
Sin tecnicismos
Mucha información requiere recurso humano con altos conocimientos, si ellos se van, la operación tambalea, PAE-SI realiza ese trabajo, manteniéndolo todo estandarizado y muy sencillo.
Roles y perfiles
Mediante roles podrá asignar permisos a funcionalidades en el sistema y operación y usando perfiles podrá entregar información (anonimizada) a los entes gestores, incluyendo una forma rápida de comunicación.
A medida
PAE-SI está pensado para varios niveles de operación, si desea obtener más servicios especializados o maneja volúmenes mayores de información podemos ajustar la herramienta para el tamaño de su negocio.
Fase 1 - Focalización y conciliación de lo contratado
El corazon de la operación - conciliación
El operador recibe los colegios, las sedes y los estudiantes (candidatos), los identificamos con el código DANE correspondiente y los respectivos números de identificación.
- ✔ Se descarga la plantilla de PAE-SI para sede, institución o estudiantes
- ✔ Determinamos el cohorte
- ✔ Se suben los datos a PAE-SI Conciliando los datos - determinando a qué estudiantes se aplica el beneficio.
- ✔ Listo, se ha focalizado la operación y se ha conciliado lo contratado.
En PAE-SI se podrá determinar focalización automática, semi automática o manual y por supuesto podrá exportar la información de los reportes generados a varios formatos.
Asignando beneficios
Es momento de tener los productos en una base de datos, convertirlos en preparaciones, menús, asignar variaciones de menú (según variables de requerimientos nutritivos de los estudiantes), se asignan las minutas a cada institución y sede.
- ✔ A partir de los productos creamos preparaciones, menús, variaciones y minutas.
- ✔ Ahora ya podrá programar los requerimientos para su operación.
- ✔ También podrá determinar las rutas, las entregas a bodegas o colegios directamente.
- ✔ Podrá realizar el seguimiento de las entregas, canastillas o raciones directamente a bodegas, colegios o estudiantes directamente
- ✔ El sistema le generará los listados por institución por fecha.
- ✔ Para finalizar, el operador podrá subir las evidencias firmadas por los rectores al momento de recepción.
Fase 2 - Seguimiento
Programación de entregas y rutas
Una vez que se concluye la fase 1, es tiempo de asignar compras de insumos a las bodegas o los colegios a los que se entregan, el proceso se resume en:
- ✔ Se determina la cantidad de producto requerido por menú
- ✔ El sistema puede llevar control de inventario y generar alertas de faltantes
- ✔ Usted podrá determinar la compra y la cantidad, acorde a su flujo de presupuesto u operación
- ✔ Las compras podrán ser asignadas a bodegas de recepción intermedia o escuelas
- ✔ Podrá ver el estado por bodega o escuela, así como el inventario actual y el esperado planeado
- ✔ También podrá asignar personal directamente a escuelas - manipuladores de alimentos, transportadores y rutas y por supuesto podrá subir los documentos de soporte de las cada recurso (permisos de operación, bomberos, capacitación de manipuladoras de alimentos, hojas de vida, etc.)
Fase 3 - Reportes
Reportes pre construidos
PAE-SI cuenta con dos tipos de reportes, los tipo dashboards que son conjuntos de gráficos rápidos, permiten visualizar de manera inmediata el estado de indicadores clave y por otro lado los reportes de analítica de datos, comúnmente creados en Power BI (licencia amparada por el sistema) que mostrará la información según los requerimientos del operador.
Algunos de estos reportes son de uso interno, para el operador, pero existen otros que son construidos para los entes de control, estos ingresarán con su usuario y contraseña y podrán ver los informes que han sido preparados para ellos, según el rol podrían solicitar retroalimentación o no.
PAE-SI cuenta con un módulo adicional que permite generar una landing page para la operación en donde se mostrarán las cifras anonimizadas de la operación, permitiendo a los entes de control ver la operación de manera transparente - sin requerir autenticación en el sistema PAE-SI, esta landing y datos de operación se mantendrán hasta por tres años posterior al último pago de operación.
A grandes rasgos se componen de las siguientes características:
- ✔ Reportes que se pueden exportar a otros formatos
- ✔ Reportes plantillas - se pueden personalizar con el logo de su operación - y son perfectos para generar sus hojas de soporte
- ✔ Reportes de analítica de datos con múltiples variables de análisis
